Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng mạng LAN trong công tác thông tin và quản lý thông tin nội bộ tại Trường Đại học PCCC

 

Chúng ta đều biết, mạng LAN (viết tắt từ tên tiếng Anh: Local Area Network, "mạng máy tính cục bộ") là một hệ thống mạng dùng để kết nối các máy tính trong một phạm vi nhỏ (nhà ở, phòng làm việc, trường học, …). Các máy tính trong mạng LAN có thể chia sẻ tài nguyên với nhau, mà điển hình là chia sẻ tập tin, máy in, máy quét và một số thiết bị khác. Mạng LAN của nhà trường được thiết lập thuộc Dự án “Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (CNTT) và Thư viện điện tử của Trường Đại học PCCC”, được đưa vào sử dụng từ năm 2006. Hiện nay, mạng LAN vẫn duy trì hoạt động tốt. Mạng LAN đã và đang được sử dụng trong Trường Đại học PCCC nhằm khai thác, sử dụng hiệu quả hệ thống công nghệ thông tin trong toàn trường; bảo mật thông tin, tạo môi trường làm việc điện tử hiện đại, văn minh, tiết kiệm chi phí, thời gian, góp phần cải cách hành chính trong nhà trường. Đồng thời, giúp nâng cao năng lực quản lý điều hành công việc của lãnh đạo các đơn vị, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy tờ sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử; đảm bảo công tác bí mật nhà nước trong quản lý thông tin nội bộ và các quy định về an ninh thông tin.

 

Nhận thức rõ được tầm quan trọng của việc sử dụng và quản lý thông tin nội bộ mạng LAN, trong những năm qua, Trường Đại học PCCC đã xây dựng và ban hành nhiều văn bản có ý nghĩa thiết thực, như: Quyết định số 674/QĐ-T34 ngày 29/6/2006 của Hiệu trưởng Trường Đại học PCCC ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Trang thông tin điện tử Trường Đại học PCCC; Kế hoạch số 211/KH-T34-P6 ngày 03/4/2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học PCCC về việc thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về “Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước” trong Trường Đại học PCCC. Trên thực tế, mạng LAN hiện nay được sử dụng tại cơ sở 1 của trường, kết nối đến tất cả các đơn vị trong trường và một số phòng học tại cơ sở 1 để thuận tiện trong công tác trao đổi, quản lý thông tin và phục vụ công tác giảng dạy. Theo quy định của nhà trường, những loại văn bản phải làm việc qua mạng LAN của Trường Đại học PCCC bao gồm: Báo cáo kết quả công tác trong tuần và phương hướng tuần tiếp theo (gửi Phòng 6); các dự thảo văn bản quản lý của trường, bản thảo đề tài NCKH, giáo trình… xin ý kiến góp ý; các bài viết gửi Tạp chí, Website (gửi các đơn vị chức năng); các văn bản trả lời phiếu giao việc của Ban Giám hiệu (gửi Ban Giám hiệu); các văn bản yêu cầu báo cáo, trao đổi thông tin giữa các đơn vị trong nhà trường; những văn bản yêu cầu góp ý các văn bản dự thảo của cơ quan quản lý cấp trên (theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu, trừ những văn bản yêu cầu đảm bảo bí mật); các văn bản báo cáo sơ kết, tổng kết các mặt công tác của đơn vị; các kế hoạch hoạt động của đơn vị, các tổ chức quần chúng đã được Ban Giám hiệu phê duyệt (trừ những văn bản yêu cầu bí mật thông tin hoặc quyết toán tài chính) và đặc biệt triển khai các văn bản, chỉ thị khác của cấp trên theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhằm đảm bảo bí mật thông tin.

 

Trong những năm qua, việc sử dụng mạng LAN trong nhà trường đã đạt được những kết quả nhất định. Thông qua mạng LAN, việc triển khai chức năng nhiệm vụ của một số đơn vị được thực hiện thuận lợi hơn, nhanh hơn, khoa học hơn. Các đơn vị chức năng như: Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, Tạp chí Phòng cháy và chữa cháy, Phòng Hành chính tổng hợp… đều đã sử dụng mạng LAN để thực hiện các công việc chuyên môn, bao gồm: Duy trì thường xuyên và đưa lên mạng các văn bản: Lịch tuần, kết luận giao ban, kế hoạch năm học, báo cáo tháng, báo cáo sơ kết, tổng kết của trường, các văn bản của cấp trên; xử lý văn bản và đưa công khai các văn bản lên mạng LAN; gửi qua hộp thư điện tử của các đơn vị những văn bản của cấp trên theo yêu cầu của Ban Giám hiệu… Nhiều cán bộ lãnh đạo và cán bộ giáo viên đã chủ động khai thác và cập nhật các thông tin được đăng tải trên mạng LAN; duy trì khai thác có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản trên mạng đặc biệt các phần mềm dạy học phục vụ một số môn học chuyên ngành: Kỹ thuật đội hình cá nhân, Cung cấp nước chữa cháy…

     

Tuy nhiên, việc khai thác sử dụng mạng LAN chưa đạt được kết quả theo yêu cầu đề ra. Một thực tế đặt ra là hầu hết các đơn vị chỉ sử dụng mạng internet, không sử dụng mạng LAN trong việc trao đổi thông tin. Những thông tin trên mạng LAN còn hạn chế về sự phong phú của nguồn tin và nội dung tin. Việc sử dụng mạng LAN trong nhà trường hiện nay cũng gặp phải những hạn chế nhất định về nhân lực, thiết bị, đường truyền và sự phân định trách nhiệm giữa các đơn vị chức năng. Công tác quản lý thông tin nội bộ trên mạng LAN hiện nay được giao trách nhiệm cho Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, do 02 cán bộ phụ trách kỹ thuật và Tạp chí Phòng cháy và chữa cháy, do 02 cán bộ phụ trách nội dung. Việc phân quyền cho một số đơn vị trong công tác cập nhật thông tin trên mạng LAN còn chưa chi tiết cụ thể. Với số lượng đầu mối đơn vị hiện nay của trường tăng lên 26 đơn vị và lượng thông tin ngày càng nhiều, thì số cán bộ phụ trách trực tiếp công tác quản lý mạng LAN còn thiếu so với yêu cầu đặt ra. Bên cạnh đó, thiết bị máy móc kết nối mạng LAN trong nhà trường được trang cấp từ hơn mười năm trước (2005) đến nay đã xuống cấp; các phần mềm được lập từ năm 2005 nên đã lạc hậu hoặc không tương thích với các thiết bị hiện nay; cơ sở 2 chưa có mạng LAN; các nút mạng LAN chưa triển khai tới tất cả các phòng học và ký túc xá sinh viên (Như trường T47); tín hiệu đường truyền không đảm bảo yêu cầu thông suốt gây ảnh hưởng không nhỏ đến việc thông tin và quản lý thông tin nội bộ trên mạng LAN. Một thực trạng nữa đặt ra, đó là việc nhiều lãnh đạo đơn vị ít quan tâm đến việc cung cấp thông tin trên mạng LAN, ít sử dụng mạng LAN trong điều hành và xử lý công việc; chưa phân định rõ trách nhiệm giữa các đơn vị chức năng trong việc quản lý thông tin mạng LAN, như giữa Trung tâm Lưu trữ và Thư viện và Phòng Hành chính tổng hợp.

 

Bên cạnh những khó khăn như thiếu vốn, thiếu kinh phí đầu tư thì phương pháp triển khai chưa hợp lý và quyết tâm của lãnh đạo chưa cao cũng đang là trở ngại lớn trong việc quản lý thông tin nội bộ trên mạng LAN hiện nay của nhà trường. Ngoài ra, an toàn thông tin cũng là vấn đề mang ý nghĩa sống còn trong lộ trình ứng dụng CNTT để nâng cao chất lượng công tác, khi mà tình hình mất an toàn thông tin trong những năm gần đây đang diễn biến phức tạp với những hình thức tấn công ngày càng gia tăng và mức độ nghiêm trọng ngày càng cao. Do đó, song song với việc thúc đẩy phát triển ứng dụng công nghệ thông tin thì đảm bảo an toàn thông tin cho hệ thống cũng đang là bài toán mà các đơn vị chức năng của nhà trường cần phải tính toán hợp lý.

 

Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước”, hiện nay nhà trường đang được đầu tư xây dựng phần cứng và phần mềm thư viện điện tử tại cơ sở 2 và cơ sở 3, hiện đã khai thác có hiệu quả hệ thống thư viện điện tử ứng dụng phần mềm Libol 6.0 tại cơ sở 2 (Lương Sơn - Hòa Bình); đã tổ chức nâng cấp đường truyền tín hiệu mạng LAN, Internet, duy trì bảo dưỡng các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật đảm bảo cho mạng LAN, Website của trường liên tục hoạt động hiệu quả. Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng mạng LAN trong công tác thông tin và quản lý thông tin nội bộ hiện nay trong Trường Đại học PCCC, thiết nghĩ cần nghiên cứu thực hiện tốt những giải pháp sau đây:

 

Một là, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện cần rà soát, thống kê chi tiết, cụ thể hiện trạng sử dụng mạng LAN hiện nay trong nhà trường. Trên cơ sở đó, tham mưu xây dựng quy định sử dụng mạng LAN trong Trường Đại học PCCC. Trong đó, quy định bắt buộc thực hiện quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng LAN phục vụ quá trình công tác của các đơn vị; quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị và các đơn vị chức năng trong việc thông tin và quản lý thông tin nội bộ trên mạng LAN; đảm bảo tất cả các đơn vị trong trường đều phải thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, điều hành quản lý văn bản trên mạng LAN của trường.

 

Hai là, cần tuyên truyền, phổ biến nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc sử dụng mạng LAN đến các đơn vị và mỗi cán bộ chiến sĩ, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm; thúc đẩy cán bộ chiến sĩ tham gia vào công tác thông tin trên mạng LAN, giúp hình thành mạng lưới “cộng tác viên” đông đảo và chất lượng; tăng cường sử dụng văn bản điện tử của cơ quan nhà nước trong nhà trường, góp phần cải cách hành chính hiệu quả.

 

Ba là, cần có những giải pháp cụ thể nhằm bảo quản, bảo dưỡng hệ thống đường mạng LAN; Nâng cấp các phần mềm cho phù hợp với thực tế thay đổi của các trang thiết bị CNTT, khắc phục những hạn chế về thiết bị máy móc, đường truyền để đảm bảo hoạt động thông tin mạng LAN được thông suốt, hiệu quả. Hoàn thiện hệ thống đường mạng LAN đến các đơn vị; bổ sung máy tính để bàn cho các đơn vị mới và các đơn vị còn thiếu.

 

Bốn là, định kỳ tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên mạng và cách sử dụng mạng LAN cho lãnh đạo các đơn vị và các cá nhân được giao nhiệm vụ trực tiếp.

 

Năm là, nâng cao hơn nữa trách nhiệm của lãnh đạo các đơn vị và cán bộ chiến sỹ trong việc thông tin và quản lý thông tin nội bộ trên mạng LAN của trường./.

                                                 Vũ Thị Hoài (Phòng 6)

 

Thư viện ảnh Xem thêm >>

VideoXem thêm >>

Get the Flash Player to see this player.

Thống kê truy cập

Hiện có 78 khách trực tuyến

 lượt truy cập 

Liên kết website